Intersince GmbH, Burgkirchen a. D. Alz

Die Intersince GmbH ist ein Unternehmen im Onlinehandel mit einer großen Anzahl von Transaktionen und damit verbundenen Belegen. Diese umfassen verschiedene Ein- und Ausgangsbelege wie beispielsweise Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Versandbelege, Ausgangsrechnungen, sowie interne Dokumente z.B. Personaldokumente.

„Im Rahmen der täglichen Arbeit war die Menge an Belegen für uns kaum mehr zu händeln.“ (M. Rossau – Geschäftsführer Intersince GmbH)

In der Verwendung

Über die offene Schnittstelle des Starke-DMS^® (REST API) konnten verschiedene bereits vorhandene Softwareprodukte, bspw. die Warenwirtschaft JTL oder ‚DATEV Unternehmen online‘, angebunden und das Starke-DMS^® flexibel in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Neben der Abbildung eines digitalen Archivs, in das ein Großteil der Dokumente automatisiert archiviert und geordnet abgelegt wird, konnten über Workflows verschiedene manuelle Prozesse deutlich transparenter und effizienter abgebildet werden.

„Die Abbildung von Prozessen über das Starke-DMS^® hat uns in der Verwaltung sprichwörtlich einen Boost gegeben. Eingangsrechnungen werden beispielsweise automatisiert ausgelesen, an den korrekten Bearbeiter zur Prüfung übergeben und nach erfolgter Freigabe automatisch zur Verbuchung an ‚DATEV Unternehmen online‘ übertragen. Als Geschäftsführer bin ich zudem oft nicht vor Ort im Büro, kann aber trotzdem jederzeit auf alle Dokumente zugreifen und Prozesse bearbeiten.“

KRAMM BÜRO-SYSTEME GmbH aus Leipzig

Referenzen und Kundenmeinungen sind immer gut – wir haben jedoch nicht nur Kunden, die das Starke-DMS^® verwenden. Auch wir selber nutzen das Starke-DMS^® zur Abbildung unserer buchhalterischen Prozesse in Verbindung mit ‚DATEV Unternehmen online‘.

So wird der Rechnungsprüfungsprozess über Starke-DMS^® abgebildet und relevante Ausgangsbelege, bspw. Ausgangsrechnungen, automatisiert aus der Warenwirtschaft ins digitale Archiv übergeben. Nach dem Erstellen der Ausgangsrechnung bis zum Buchungsvorschlag in ‚DATEV Unternehmen online‘ ist somit kein manueller Schritt notwendig – und das, obwohl mit Warenwirtschaft, Starke-DMS^® und ‚DATEV Unternehmen online‘ gleich drei Systeme am Prozess beteiligt sind. Eingangsrechnungen werden nach dem Scan automatisiert ausgelesen, in der richtigen Lieferanten-Akte archiviert und dem richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung zugeordnet. Auch hier erfolgt die Übergabe der Eingangsrechnungen nach deren Freigabe komplett automatisiert.

Neben der Abbildung von buchhalterischen Prozessen und Akten haben wir zudem weitere Prozesse und Akten im Starke-DMS^® abgebildet, bspw. unseren Urlaubsantragsprozess, Personal- oder Fahrzeug-Akten.

Mit Starke-DMS^® haben wir eine DMS-Lösung gefunden, die nicht nur buchhalterische Prozesse abbilden kann, sondern eine ganzheitliche Abbildung der Dokumentenstrukturen und Prozesse im Unternehmen ermöglicht.

Mehr Informationen finde Sie hier.

Regionaler Planungsverband Leipzig-Westsachsen

Der Regionale Planungsverband Leipzig-Westsachsen befasst sich mit der Regionalplanung Westsachsens bspw. der Erstellung von Braunkohlenplänen als Teilregionalpläne sowie vielfältigen Aktivitäten zur Regionalentwicklung bis zur Erstellung qualifizierter Informationsangebote für Kommunen, Verwaltung und die interessierte Öffentlichkeit.

„In der Verwaltung haben wir nach einer digitalen Lösung gesucht, um unsere Prozesse effizient und transparent abzubilden und vorhandene Medienbrüche abzubauen. Durch die individuelle Anpassbarkeit der Starke-DMS Workflows können wir unsere individuellen Prozesse optimal abbilden.“ (Buchhaltung Regionaler Planungsverband Leipzig-Westsachsen).

Der Regionale Planungsverband Leipzig-Westsachsen setzt das Starke-DMS beispielsweise ein, um Mittelanforderungen, buchhalterische Prozesse sowie Reisekostenabrechnung und Vertragsregister digital abzubilden. „Wir haben mit dem Starke-DMS eine Lösung gefunden, mit der wir zusätzlich externe Prozessbeteiligte, bspw. das Landratsamt, direkt in unseren digitalen Prozess einbinden können. Das spart manuelle Prozessschritte ein, spart Zeit und erhöht die Transparenz in unseren Prozessen. Durch die flexiblen Einsatzmöglichkeiten des Systems sind wir zudem gut für weiter Digitalisierungsprojekte aufgestellt.“ (Buchhaltung Regionaler Planungsverband Leipzig-Westsachsen).