Fragen und Antworten

Sind Ihre offenen Fragen erst einmal beantwortet, kann die schmerzfreie DMS-Implementierung erfolgen und dauerhaft angewendet werden um den Arbeitsalltag für alle zu erleichtern.

Fragen und Antworten

Sind Ihre offenen Fragen erst einmal beantwortet, kann die schmerzfreie DMS-Implementierung erfolgen und dauerhaft angewendet werden um den Arbeitsalltag für alle zu erleichtern.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Verwaltung digitaler Dokumente verschiedener Art und Formate. Das Ziel eines DMS ist die Archivierung, Verfügbarkeitsmachung und Steuerung von Dokumenten und auf den Dokumenten enthaltenen Informationen im gesamten Unternehmen. Es ermöglicht die zentrale Ablage bei gleichzeitig dezentralem Zugriff auf Dokumente. Workflows im DMS bilden dokumentengesteuerte Prozesse, bspw. Rechnungseingangsprozess, digital und automatisiert ab.

Bei der Erfassung von Dokumenten im DMS wird zwischen internen, ausgehenden und eingehenden Dokumenten unterschieden. Interne Dokumente können über eine Vorlagenverwaltung im DMS integriert werden. Ausgehende Dokumente, bspw. Angebote, Lieferscheine oder Kundenrechnungen, werden automatisch aus der Warenwirtschaft oder dem ERP-System ins DMS übergeben und archiviert. Die Sortierung erfolgt automatisch anhand der Dokumentenmerkmale, bspw. Kundennummer. Eingehende Dokumente werden durch Scan digitalisiert und können anschließend automatisiert ausgelesen und verschlagwortet (Zuordnung von Dokumentenmerkmalen) werden. Digitale Eingangsdokumente (bspw. Mails) können automatisiert aus dem Postfach archiviert und geordnet abgelegt werden.

Die Sortierung von Dokumenten erfolgt automatisiert anhand Ihrer individuellen Ablagestrukturen in individuell definierten Akten. Die Ablagestruktur wird von Ihnen vorgegeben. Sie können die Einführung eines DMS zur Optimierung der Dokumentenstrukturen nutzen oder bewährte analoge Strukturen ins digitale überleiten. Die Strukturen sind frei definierbar und ermöglichen es Ihnen und Ihren Mitarbeitern Digitalisierung mit bekannten Wohlfühlzonen zu verbinden und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu steigern.

Das Starke-DMS ermöglicht Ihnen die Suche über Dokumentenindizes (Merkmale wie bspw. Kundennummer, -name, Lieferantennummer, -name) oder Volltextsuchen. Suchen Sie nach jeder beliebigen Zeichenreihenfolge über alle Dokumente und finden Sie in wenigen Sekunden die richtigen Informationen.

Ja! Die Archivierung mit dem Starke-DMS ist rechtssicher und hinsichtlich der Einhaltung regulatorischer Anforderungen zertifiziert.

Neben dem schnellen Finden von Dokumenten und der Abbildung dokumentenbasierter Prozesse in Workflows ist ein DMS ein Datensammler. Dokumente sind grundlegend nichts anderes als Informationsträger. Archiviert im DMS kann ich diese Informationen als Daten jederzeit durch Exporte oder direkte Schnittstellen für weitere Prozess nutzen. Gesondertes Abtippen von Informationen ist nicht mehr notwendig. Informationen, bspw. Rechnungsinformationen zur Buchung und Bezahlung, sind im DMS als Daten vorhanden. Diese Informationen müssen nicht als Buchungssatz in der Fibu eingegeben werden sondern können automatisiert übergeben werden. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Tippfehlern. Das Starke-DMS bietet Ihnen über eine offene Schnittstelle (API) größtmögliche Flexibilität bei der Verwendung archivierter Daten. Sie können Prozesse mit Hilfe des Starke-DMS somit nicht nur digitalisieren sondern auch über die Systemgrenzen des DMS hinaus automatisieren.

Das Starke-DMS bietet über seine offene Schnittstelle (API) größtmögliche Flexibilität bei der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Bestehende Software kann flexibel an das Starke-DMS angebunden werden. Da das Starke-DMS keine integrierte Archivierungslösung einer bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssoftware ist sind Sie auch zukünftig Flexibel. So können bereits bestehende Anbindungen, bspw. zu DATEV, MS Dynamics NAV oder SAGE genutzt werden. ERP-Systeme werden statistisch alle 7 Jahre gewechselt – Eine DMS Lösung bleibt dauerhaft bestehen. Die flexible Anbindung einer DMS Lösung sollte daher immer zu Ihren Entscheidungskriterien gehören.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Verwaltung digitaler Dokumente verschiedener Art und Formate. Das Ziel eines DMS ist die Archivierung, Verfügbarkeitsmachung und Steuerung von Dokumenten und auf den Dokumenten enthaltenen Informationen im gesamten Unternehmen. Es ermöglicht die zentrale Ablage bei gleichzeitig dezentralem Zugriff auf Dokumente. Workflows im DMS bilden dokumentengesteuerte Prozesse, bspw. Rechnungseingangsprozess, digital und automatisiert ab.

Bei der Erfassung von Dokumenten im DMS wird zwischen internen, ausgehenden und eingehenden Dokumenten unterschieden. Interne Dokumente können über eine Vorlagenverwaltung im DMS integriert werden. Ausgehende Dokumente, bspw. Angebote, Lieferscheine oder Kundenrechnungen, werden automatisch aus der Warenwirtschaft oder dem ERP-System ins DMS übergeben und archiviert. Die Sortierung erfolgt automatisch anhand der Dokumentenmerkmale, bspw. Kundennummer. Eingehende Dokumente werden durch Scan digitalisiert und können anschließend automatisiert ausgelesen und verschlagwortet (Zuordnung von Dokumentenmerkmalen) werden. Digitale Eingangsdokumente (bspw. Mails) können automatisiert aus dem Postfach archiviert und geordnet abgelegt werden.

Die Sortierung von Dokumenten erfolgt automatisiert anhand Ihrer individuellen Ablagestrukturen in individuell definierten Akten. Die Ablagestruktur wird von Ihnen vorgegeben. Sie können die Einführung eines DMS zur Optimierung der Dokumentenstrukturen nutzen oder bewährte analoge Strukturen ins digitale überleiten. Die Strukturen sind frei definierbar und ermöglichen es Ihnen und Ihren Mitarbeitern Digitalisierung mit bekannten Wohlfühlzonen zu verbinden und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu steigern.

Das Starke-DMS ermöglicht Ihnen die Suche über Dokumentenindizes (Merkmale wie bspw. Kundennummer, -name, Lieferantennummer, -name) oder Volltextsuchen. Suchen Sie nach jeder beliebigen Zeichenreihenfolge über alle Dokumente und finden Sie in wenigen Sekunden die richtigen Informationen.

Ja! Die Archivierung mit dem Starke-DMS ist rechtssicher und hinsichtlich der Einhaltung regulatorischer Anforderungen zertifiziert.

Neben dem schnellen Finden von Dokumenten und der Abbildung dokumentenbasierter Prozesse in Workflows ist ein DMS ein Datensammler. Dokumente sind grundlegend nichts anderes als Informationsträger. Archiviert im DMS kann ich diese Informationen als Daten jederzeit durch Exporte oder direkte Schnittstellen für weitere Prozess nutzen. Gesondertes Abtippen von Informationen ist nicht mehr notwendig. Informationen, bspw. Rechnungsinformationen zur Buchung und Bezahlung, sind im DMS als Daten vorhanden. Diese Informationen müssen nicht als Buchungssatz in der Fibu eingegeben werden sondern können automatisiert übergeben werden. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Tippfehlern. Das Starke-DMS bietet Ihnen über eine offene Schnittstelle (API) größtmögliche Flexibilität bei der Verwendung archivierter Daten. Sie können Prozesse mit Hilfe des Starke-DMS somit nicht nur digitalisieren sondern auch über die Systemgrenzen des DMS hinaus automatisieren.

Das Starke-DMS bietet über seine offene Schnittstelle (API) größtmögliche Flexibilität bei der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Bestehende Software kann flexibel an das Starke-DMS angebunden werden. Da das Starke-DMS keine integrierte Archivierungslösung einer bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssoftware ist sind Sie auch zukünftig Flexibel. So können bereits bestehende Anbindungen, bspw. zu DATEV, MS Dynamics NAV oder SAGE genutzt werden. ERP-Systeme werden statistisch alle 7 Jahre gewechselt – Eine DMS Lösung bleibt dauerhaft bestehen. Die flexible Anbindung einer DMS Lösung sollte daher immer zu Ihren Entscheidungskriterien gehören.